Первый сотрудник без штрафов: W-2, 1099 и payroll
Статус работника определяете не вы и не договор, а то, как устроена работа на самом деле. Даже если человек сам просит «оформить через 1099», это ничего не меняет, если по сути он сотрудник.
Сотрудник или подрядчик: тест
IRS смотрит на три группы признаков. Поставьте галочку там, где ответ «да»:
| Признак | Если «да» — это ближе к |
|---|---|
| Контроль над работой | |
| Вы определяете часы, место и порядок работы | сотруднику (W-2) |
| Вы обучаете, как именно делать работу | сотруднику |
| Человек сам решает, как выполнить задачу, вы принимаете результат | подрядчику (1099) |
| Деньги и риски | |
| Работает своими инструментами, сам платит свои расходы | подрядчику |
| Работает на нескольких клиентов, рекламирует свои услуги | подрядчику |
| Получает фиксированную оплату за час или неделю, без риска убытка | сотруднику |
| Характер отношений | |
| Работает постоянно, без срока окончания | сотруднику |
| Работа — основная часть вашего бизнеса (мастер в салоне, водитель в логистике) | сотруднику |
| Есть отдельный проект с понятным концом | подрядчику |
Калифорния строже.
В Калифорнии действует «ABC-тест» (закон AB5): человек считается сотрудником, если не выполнены все три условия — (A) вы не контролируете работу, (B) работа вне основной деятельности вашего бизнеса, (C) у человека свой самостоятельный бизнес в этой сфере. Мастер маникюра в салоне почти всегда сотрудник. Есть исключения для отдельных профессий — проверяйте свою.
Сомневаетесь — можно попросить IRS определить статус по форме SS-8. Это долго (месяцы), зато решение официальное.
Во что обходится ошибка
Если IRS или штат переквалифицирует подрядчика в сотрудника, вы доплатите налоги за прошлые годы:
- Долю работодателя в FICA — 7.65% от выплат, полностью.
- Плюс льготные суммы за неудержанное (если ошибка без умысла, §3509): 1.5% от выплат вместо подоходного налога и 20% от доли работника в FICA. Если вы при этом не подавали 1099 — ставки удваиваются: 3% и 40%.
- Если ошибка умышленная — льготных ставок нет, вы отвечаете за всю сумму налогов, которые должны были удержать.
- Плюс штат: налоги на безработицу, страхование от травм на работе, штрафы. В Калифорнии за умышленную неправильную классификацию — от $5,000 до $25,000 за каждое нарушение.
Пример.
Салон платил трём мастерам по $40,000 в год через 1099 и честно подавал 1099. При переквалификации за один год: доля работодателя FICA $120,000 × 7.65% = $9,180; плюс 1.5% × $120,000 = $1,800; плюс 20% от доли работника FICA (20% × $9,180) = $1,836. Итого ≈ $12,800 федеральных — плюс проценты, плюс штат, плюс за каждый проверенный год.
Налог, от которого LLC не защищает
Налоги, которые вы удерживаете из зарплаты сотрудника (подоходный налог и его доля FICA), не принадлежат вашему бизнесу. Вы держите их «в доверительном управлении» — отсюда название Trust Fund Taxes.
Если их не перечислили в IRS, IRS может взыскать 100% этой суммы лично с каждого, кто отвечал за платежи и знал о проблеме: владельца, директора, бухгалтера с правом подписи. Это Trust Fund Recovery Penalty, и защита LLC или корпорации здесь не работает.
Правило одной строки.
Никогда не «занимайте» у payroll-налогов, даже на неделю, даже чтобы заплатить аренду. Лучше задержать поставщика — у него нет права взыскать долг с вашего дома.
Настройка до первой зарплаты
- EIN и регистрация работодателя в штате. В Калифорнии — аккаунт в EDD в течение 15 дней после первой выплаты свыше $100.
- EFTPS — система, через которую платятся федеральные payroll-налоги. Регистрация занимает до недели: PIN приходит почтой.
- Форма W-4 от сотрудника (для удержаний) и I-9 (право на работу в США) в первый рабочий день. I-9 хранится у вас, не подаётся.
- Отчёт о новом сотруднике в штат (New Hire Report) — обычно в течение 20 дней.
- Страховка Workers' Compensation — обязательна почти во всех штатах, в Калифорнии с первого сотрудника.
- Payroll-сервис (Gusto, ADP, QuickBooks Payroll и т. п.) — считает удержания, платит налоги, подаёт 941 и W-2. Для малого бизнеса это стоит около $50–150 в месяц и почти полностью снимает риск ошибок в сроках.
Подрядчики: W-9 и 1099
- Получите форму W-9 до первой оплаты — без неё вы должны удерживать 24% (backup withholding)
- Платите на бизнес-счёт подрядчика, сохраняйте счета (invoices) и договор
- С 2026 года форма 1099-NEC нужна, если одному подрядчику за год заплатили $2,000 и больше (раньше — $600)
- Платили картой или через PayPal / Stripe? Тогда 1099-NEC не выдаёте: об этих выплатах отчитается платёжная система
- Корпорациям (Inc., S-Corp, C-Corp) 1099-NEC обычно не нужен — кроме юристов
- Срок выдачи 1099-NEC за 2026 год — 1 февраля 2027
Календарь payroll: сезон 2027
| Дата | Что |
|---|---|
| Каждый месяц, до 15-го | Депозит налогов за прошлый месяц через EFTPS (если вы на месячном графике — так у большинства новых работодателей) |
| 1 февраля 2027 | W-2 сотрудникам и в SSA; 941 за 4-й квартал 2026; 940 (FUTA) за 2026; 1099-NEC подрядчикам и в IRS |
| 30 апреля 2027 | 941 за 1-й квартал |
| 2 августа 2027 | 941 за 2-й квартал (31 июля — суббота) |
| 1 ноября 2027 | 941 за 3-й квартал (31 октября — воскресенье) |
Итоговый чек-лист
- Каждый работник проверен по тесту из раздела 1, решение записано
- Есть W-4 и I-9 на каждого сотрудника, W-9 на каждого подрядчика
- Работодатель зарегистрирован в штате, есть Workers' Comp
- Налоги платятся через EFTPS или payroll-сервис — без единого пропуска
- Удержанные налоги лежат отдельно и не тратятся на другое
- 941 — каждый квартал, W-2 и 1099 — до 1 февраля
- Для S-Corp: у владельца есть зарплата через payroll (гайд 8)
Разберём вашу ситуацию
15 минут, чтобы понять, что из этого касается именно вашей компании и с чего начать.
Заберите PDF-версию
Гайд 7 «Payroll без штрафов» — удобно распечатать или сохранить. Пришлю на почту, а дальше — разборы раз в неделю.
Отписаться можно в один клик из любого письма. Как мы обращаемся с данными — в политике конфиденциальности.
Источники
- IRS Publication 15 (Circular E) и 15-A; Form SS-8; IRC §3509
- IRS — Trust Fund Recovery Penalty (IRC §6672)
- IRS Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (2026) — порог $2,000
- California Labor Code §2775 (AB5), §226.8 — штрафы; California EDD — регистрация работодателя
- USCIS — Form I-9
Материал носит информационный характер и не является налоговой или юридической консультацией применительно к вашей ситуации. Правила меняются — перед подачей конкретной формы сверяйтесь с официальным источником. Подробнее — в дисклеймере.